«Todo el foco de la facturación electrónica parece estar puesto en la emisión de facturas. Sin embargo, la Ley Crea y Crece impone obligaciones igualmente importantes en la recepción, gestión y almacenamiento de las facturas que una empresa recibe de sus proveedores. La digitalización debe ser bidireccional.
Desde el momento en que las grandes empresas (que facturan >8M€) comiencen a emitir facturas electrónicas (un año después del Reglamento), todas las empresas y autónomos, independientemente de su tamaño, deberán estar preparados para recibirlas electrónicamente.
La Obligación de Recibir y Reportar Estados
Ya no bastará con recibir un PDF en un correo electrónico genérico. Las empresas deberán tener un «»punto de entrada»» de facturas electrónicas (ya sea una plataforma privada o la solución pública) y ser capaces de procesar los formatos estructurados.
La gran novedad de la ley es la obligación de informar sobre los estados de la factura. El receptor de la factura deberá comunicar al emisor (a través de la plataforma) si la factura ha sido «»aceptada»» o «»rechazada»» comercialmente, y, lo más importante, la «»fecha de pago efectivo»». Esto es clave para el objetivo de la ley de reducir la morosidad.
Firma Digital y Almacenamiento Seguro
Toda factura electrónica, para ser válida legalmente, debe garantizar su autenticidad e integridad. Esto se consigue mediante la firma digital avanzada (basada en un certificado digital). El software de facturación debe gestionar este proceso de firma de forma automática.
El Almacenamiento Legal
Las facturas electrónicas, al igual que las de papel, deben conservarse durante el plazo legal establecido por la normativa fiscal y mercantil (generalmente, 6 años). La ventaja del formato digital es el ahorro de espacio, pero exige un almacenamiento digital seguro.
El sistema de almacenamiento debe garantizar que las facturas no puedan ser alteradas, que se conserven junto con su firma digital y que sean fácilmente accesibles para una posible inspección de la Agencia Tributaria. Las soluciones en la nube suelen ofrecer este almacenamiento seguro como parte de su servicio.»
