Con la puesta en marcha de Verifactu, se han activado una serie de nuevos requisitos para las pymes y los trabajadores por cuenta propia que se irán implementando por etapas. La factura electrónica está revolucionando la forma en que los negocios administran sus transacciones, pero, ¿tienes claro si esta normativa te afecta? Se espera que para el año 2026 este sistema sea de uso generalizado, por lo que aún dispones de margen para realizar la transición sin contratiempos.

En este artículo te explicamos en qué situaciones es imperativo el uso de la factura electrónica y qué tipos de empresas están obligadas a incorporarla, con el fin de que puedas planificarte con tiempo y eludir cualquier tipo de multa.

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factura electrónica.

En breve, la emisión de facturas electrónicas será un requisito indispensable para todos los negocios. Empieza a facturar con FacturaePro

¿Qué es la factura electrónica? La factura electrónica es la versión digital con la misma validez legal que la factura clásica en papel, con la diferencia de que su emisión, recepción y almacenamiento se realizan por medios electrónicos. A diferencia de una simple imagen o PDF escaneado, para que una factura electrónica sea válida debe ajustarse a estándares específicos (como el formato estructurado XML) y transmitirse mediante canales homologados que aseguren su integridad y autenticidad. Su finalidad es hacer los procedimientos más sencillos, disminuir gastos y aportar mayor claridad a las transacciones. Asimismo, se adhiere a rigurosos criterios de seguridad. ¿La consecuencia? Una administración mucho más segura y eficaz tanto para autónomos como para sociedades.

¿Cuándo será obligatorio el uso de la factura electrónica?

En España, el uso de la factura electrónica pasará a ser imperativo para todos los autónomos y empresas en sus transacciones B2B (entre negocios) a partir de 2026. No obstante, su implementación será progresiva. La meta es ayudar a las empresas a adaptarse a esta transformación significativa, que requiere actualizar procesos y dedicar recursos. A día de hoy no existe una fecha exacta de inicio para esta obligación, pues está supeditada a que se apruebe el reglamento técnico de la Ley Crea y Crece. Sin embargo, sí conocemos los plazos de adaptación que comenzarán a correr desde ese instante:

• En el plazo de 1 año desde que se apruebe el Reglamento para aquellos profesionales y empresarios cuya facturación anual supere los 8 millones de euros.

• En el plazo de 2 años desde la aprobación del Reglamento para el resto de profesionales y empresarios con una facturación por debajo de los 8 millones de euros.

Desde ese momento, también será obligatorio conservar las facturas en formato digital por un mínimo de 4 años, estando disponibles para inspección si fuera necesario. De igual forma, se aconseja vincular la facturación electrónica con otras áreas, como la gestión contable o fiscal, para optimizar el trabajo y minimizar fallos.

¿Conoces los Sistemas informáticos de Facturación?

Te contamos todo lo que necesitas saber en este post. Factura Electrónica y Verifactu Con la llegada de Verifactu, el sistema de control de facturación estipulado por la Ley Antifraude, el 29 de julio de 2025, la prioridad recae sobre los desarrolladores de software de facturación, quienes debían tener sus productos adaptados para esa fecha. Desde entonces:

• Las sociedades (personas jurídicas) deberán usar obligatoriamente un software compatible a partir del 1 de enero de 2026.

• Los autónomos y otros contribuyentes tienen un margen mayor, extendiéndose hasta el 1 de julio de 2026.

Cabe señalar que, por ahora, no es obligatorio remitir las facturas a la Agencia Tributaria a través de Verifactu (salvo para quienes ya tenían esa obligación, como los proveedores de la Administración), sino que la exigencia actual es utilizar un sistema certificado y homologado, como FacturaePro.

Ley Crea y Crece: nueva normativa para autónomos

La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de Creación y Crecimiento de Empresas (conocida como Ley Crea y Crece), surge con la meta de impulsar el emprendimiento eliminando barreras burocráticas, además de promover la digitalización empresarial para combatir la morosidad y mejorar la transparencia corporativa.

Digitalizar y mejorar la transparencia

La transformación digital de los negocios impondrá la obligación gradual de la factura electrónica. Este requisito, que ya afecta a quienes proveen a ayuntamientos y entidades públicas, se extenderá paulatinamente al resto del tejido empresarial y profesional.

Menos burocracia para crear empresas

Para agilizar la constitución de sociedades, ahora es factible completar todos los pasos en 24 horas y con un capital social menor a los 3.000 euros exigidos antes (siendo posible incluso con 1 euro). Adicionalmente, si el capital es inferior a esa cifra, se elimina la necesidad de escritura pública ante notario, bastando un documento privado, lo cual abarata costes. Esta simplificación permite gestionar todo mediante la ventanilla única del portal CIRCE (Seguridad Social, Hacienda, Registro Mercantil, etc.).

Lucha contra la morosidad La ley introduce acciones contra los retrasos en los pagos, estableciendo plazos más rigurosos tanto para la administración pública como para las empresas privadas, obligando a pagar a proveedores en un máximo de 30 días e imponiendo sanciones más severas a los infractores.

¿Quién está obligado a presentar la factura electrónica para todas las empresas?

El deber de emitir facturas electrónicas se aplicará de manera escalonada hasta cubrir a la totalidad de autónomos y empresas, estimándose su inicio general en 2026, pendiente del desarrollo reglamentario.

• Facturación a Administraciones Públicas: Todos los negocios y profesionales que trabajen con el sector público ya están obligados a usar este formato desde enero de 2015.

• Empresas que facturen más de 8 millones de euros: Dispondrán de un año de margen para adaptarse tras la aprobación del reglamento.

• Resto de las empresas y autónomos: Contarán con un año extra, sumando un total de dos años desde la publicación de la normativa para implementar la factura electrónica.

Es probable que existan ciertas excepciones, como aquellos autónomos que solo facturen a clientes extranjeros sin sede en España, aunque esto está pendiente de ratificación final.

¿Quién está exento de emitir factura electrónica?

La normativa sobre facturación electrónica prevé ciertas dispensas basadas en el sector y el volumen de facturación. Por ejemplo, podrían quedar exentos pymes y autónomos que ingresen menos de 85.000 euros anuales, así como quienes tributen en módulos, ciertos mayoristas y actividades agrícolas. Tampoco será obligatorio el formato electrónico para operaciones de escasa cuantía (inferiores a 400 euros o documentadas con factura simplificada), ni para transacciones menores a 3.000 euros en sectores específicos como peluquerías, transporte de viajeros u hostelería. Asimismo, las operaciones realizadas con clientes fuera de España no requerirán factura electrónica obligatoria, limitándose la exención a dichas transacciones internacionales.

¿Qué implica la obligatoriedad de la factura electrónica?

Las empresas y autónomos sujetos a esta obligación deberán modificar sus operativas, centrándose en tres áreas principales:

1. La emisión de facturas en todas las transacciones comerciales con otros negocios y profesionales ubicados en territorio nacional.

2. La recepción y gestión documental, pues deberán disponer de herramientas para recibir facturas digitales de sus proveedores y archivarlas según marca la ley.

3. Por último, el envío de los registros de facturación a la AEAT bajo el sistema Verifactu, normativa que se activó en julio de 2025 y cuya adopción se generalizará durante 2026.

¿Cuál es el objetivo de la obligatoriedad de la factura electrónica?

La implementación universal de la factura electrónica es una pieza clave de la Ley Crea y Crece para erradicar la morosidad y potenciar la transparencia y eficiencia en los intercambios comerciales, favoreciendo a su vez la digitalización de las empresas españolas. Otros propósitos de la norma incluyen el ahorro de costes (papel, envíos postales, espacio de archivo), una mejor trazabilidad de las operaciones gracias a los datos centralizados y una mayor eficiencia operativa. Además, la digitalización facilitará el cumplimiento de las obligaciones fiscales al minimizar errores humanos y aumentará la competitividad de los negocios al liberar recursos de tareas obsoletas para dedicarlos a actividades productivas. El uso generalizado de este sistema ofrece beneficios tangibles que transforman la administración de los autónomos. Aparte del cumplimiento legal, aporta:

• Ahorro en material de oficina, impresión y logística.

• Centralización de la documentación en la nube.

• Consultas y acceso rápido a la información.

• Reducción de equivocaciones.

• Garantía de validez legal de los documentos.

• Contabilidad más fluida.

• Facilidad en la presentación de impuestos.

• Menor impacto ecológico.

Sanciones por incumplimiento de la obligatoriedad de la factura electrónica

La ley contempla multas para quienes, estando obligados, no emitan, reciban, gestionen o conserven las facturas electrónicamente, así como para quienes usen software no homologado o de «doble uso».

• Multas administrativas: Hasta 10.000 euros por infracción, agravándose si hay reincidencia.

• 1% del importe total de las operaciones no facturadas digitalmente, con un suelo de 300€ y un techo de 6.000€ por trimestre.

• Sanciones por mal almacenamiento: 300€ por operación o el 2% del importe (la cifra más alta) si no se guardan durante los 4 años exigidos.

• Hasta 10.000€ por no emitir facturas B2B electrónicas o impedir el acceso a las mismas.

Además, se castigará la falta de trazabilidad o la alteración de la integridad de los documentos. Más allá del dinero, arriesgas perder ayudas como el Kit Digital (útil para esta transición) y, en casos extremos, podrías sufrir el cierre temporal de la actividad o la baja del registro de contribuyentes.

¿Cómo adaptarse al uso de la factura electrónica siendo autónomo?

Para un autónomo, la adaptación es un proceso necesario y sencillo. Lo primero es entender qué pide la ley y qué es exactamente una factura electrónica. Una vez claros los conceptos, sigue estos pasos para una transición fluida:

• Adquiere un software de facturación electrónica.

• Instala y configura tu certificado digital.

• Aprende cómo funciona el nuevo formato de facturas.

• Garantiza el almacenamiento seguro de tus datos.

• Actualiza la información de tu cartera de clientes.

• Informa a tus proveedores y clientes sobre tu cambio al formato digital.

Siguiendo esta ruta, cumplirás con la ley y optimizarás tu gestión diaria.

Consejos para que los autónomos implementen la factura electrónica

Es vital adoptar la facturación electrónica siguiendo buenas prácticas. Esto te asegura cumplir la normativa y, como autónomo, ganar tiempo valioso.

• Solicita siempre factura electrónica a tus proveedores.

• Usa una plataforma de facturación de confianza.

• Asegura los datos personales con medidas de ciberseguridad.

• Lleva un registro ordenado de tus facturas.

• Mantente al día sobre cambios legislativos.

• Apóyate en tu gestor o asesor contable.

¿Qué programas se pueden utilizar para facturar electrónicamente?

Existen múltiples opciones de software en el mercado, pero lo ideal es elegir un programa en la nube, fácil de usar, escalable y que se integre con tus otras herramientas. FacturaePro es un ERP basado en la nube que ofrece un módulo de facturación integral y sencillo. Se ajusta a la normativa fiscal vigente y facilita el envío de facturas digitales. También es excelente para organizar y guardar datos fiscales eficientemente, conectándose con bancos, contabilidad y gestión de stock. Es la herramienta perfecta para autónomos que desean optimizar su facturación cumpliendo con la ley española.

Formatos recomendados para la facturación electrónica

Para asegurar la validez legal y la interoperabilidad con Hacienda, se recomiendan formatos específicos diseñados para la facturación electrónica. Los principales son:

• Facturae: Basado en lenguaje XML.

• PDF firmado electrónicamente.

• EDI: Intercambio Electrónico de Datos.

• UBL: Universal Business Language.

En España, Facturae es el estándar más extendido, usado por empresas y profesionales. Garantiza la compatibilidad con la Agencia Tributaria y certifica la integridad y autenticidad del documento.